Publicado en diciembre 28, 2015

“Toma de razón electrónica” – Juan Pablo Olmedo

Entre las funciones de la Contraloría General de la República se encuentra aquella contenida en el artículo 99 de la Constitución relativa a la toma de razón de la legalidad de los decretos y resoluciones y que conlleva el escrutinio de que aquellos cumplan los requisitos de fondo y forma que a su respecto exige el ordenamiento jurídico.

Durante 2012 el órgano contralor solicitó a la OCDE recomendaciones de mejora de gobernanza institucional, recibiendo, entre otras, aquella de ejercer liderazgo en la modernización del Estado y el gobierno electrónico mediante la incorporación de las tecnologías para la sustitución de los sistemas tradicionales de documentación.

Tras la dictación de la Ley Nº 20.766 sobre Procedimiento de Toma de Razón y Registro Electrónicos de julio de 2014, la Contraloría dio un avance cualitativo en el tránsito cultural a favor de la digitalización de la función pública. La ley da sustento legal a una plataforma de Toma de Razón Automática (Siaper) que orientada a materias de personal permite la toma de razón y el registro mediante procedimientos que consideren el uso de documentos y firmas electrónicas. La ley procura una implementación progresiva y entrega al contralor la resolución de los servicios públicos -previo convenio- que pueden someter sus actos a toma de razón y registro electrónicos, determinando también los medios de verificación y la forma de acreditar el cumplimiento de los requisitos legales que precisen los actos administrativos comprometidos. A los primeros 20 servicios piloto que se incorporaron con la entrada en vigencia de la ley deben sumarse por mandato legal expreso todos los órganos de la administración del Estado, en julio de 2017.

Conforme señala la Cuenta Pública del Contralor del año 2014, la implementación del sistema a la fecha ha facilitado el acceso a toda la información en materias de personal de manera centralizada y en línea, además de disminuir los tiempos de tramitación y estandarizar los procesos, mejorando la disposición y calidad de la información poniendo a disposición de los Servicios Públicos y agregando información adicional tal como permisos, licencias médicas, feriados, entre otros.

En un reciente dictamen de 2 de diciembre -95.598- la contralora subrogante interpretó la disposición legal introduciendo instancias no contenidas en la ley a través de una exigencia a los servicios públicos de iniciar un proceso de acreditación previo al inicio de las comunicaciones electrónicas y la habilitación de la Secretaría General de la Contraloría para informar acerca de su resultado en función de compatibilidad de técnicas, estándares y medios del Estado.

Sin perjuicio de la falta de facultades expresas para señalar tal atribución a la Secretaría General y para determinar un procedimiento no existente en la ley -que precisamente ha previsto la convención con el servicio que se integre-, es de esperar que la interpretación señalada no se constituya en obstáculo en el proceso de implementación de la ley en curso que, además, ha llamado la atención internacional como un modelo de mejor práctica de renovación cultural.

Se trata de avanzar en este cambio cultural, no de agregar piedras que terminan por demorar el salto de transparencia que el Estado nos viene prometiendo.

Juan Pablo Olmedo
Presidente Fundación pro Acceso

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